石川県の緊急事態宣言が解除された5月15日以降は全員出社していますが、私の会社では2月下旬からの約3ヶ月間、当番制ではありましたがテレワークを実践していました。会計事務所でテレワークを実施するのは同業者の中でも珍しかったかと思います。ましてや確定申告の真っ只中でしたから。
けど、確定申告の時期だったからこそ「今、スタッフの誰か一人でも感染したら今年の確定申告は大変なことになる」との思いまで実行に移しました。
ー 当初はテレワークが目的ではなかった ー
昨年の秋頃、社内のツールを大幅に変更しました。目的は作業効率化のコスト削減です。また今後スタッフの増員や支店の開設も考えていたんですが、いま社内で利用しているツールでは運用が難しいかなと思いから移行を決断しました。
ー クラウド型ツールが条件だった ー
社内のコミュニケーションツールは以前は定期的に回覧板を回したり、会計ソフトシステムに付属している掲示板機能がメインでした。外出しているスタッフには電話で連絡していましたが移動中であったり打ち合わせ中で繋がらないこともありますよね。急ぎでない要件は机に付箋を貼ったりとみなさんも割と同じ感じだと思います。
しかしこれだと事務所に戻らないと確認も出来ないし、担当者によっては急ぎの要件だったりするわけです。
そこでうちの会社ではチャットのツールを導入しました。
「チャットワーク」というクラウド型ビジネスチャットツールですが、PCでもスマホでも場所を選ばすスタッフ同士が連絡を取り合えるので伝達のスピードが向上しました。テキストチャットだけではなく、pdfなどさまざまなデータもチャットと一緒に送信出来ますのでスタッフ間の伝達スピードと量が大きく変わりました。また、紙で資料をやりとり必要が無くなったので社内の紙が減りました。
将来的にはお客様にもチャットワークを導入していきたと思います。電話するまでもないけどチョット聞いてみたいこともあるでしょうし、会話はすべて記録に残りますので忘れることはありません。
上司を同じグループに入れてお客様と会話すれば情報の共有もできるので報告も簡単なんじゃないでしょうか。
ー 社内の自社サーバーを辞めました ー
スタッフが作成した沢山のファイルは自社サーバーで保存していますが将来支店を開設した際、新たに自社サーバーを増やすのは管理が複雑になるので1つにまとめられないかと考えていました。また、利用しているサーバーのリース期間が終了するタイミングでもあったのでコスト削減も含めてクラウドサービスを候補に検討していました。
プライベートで既にdropboxや、googleのGドライブを利用していたのでこの２つのサービスはイメージ出来ていました。
スタッフのアカウント管理のやりやすさとgoogleのスプレットシートであればOSやデバイスに関係なく利用できるのでgoogleのGsuiteを選択しました。
ー カレンダーもGsuiteで ー
社内カレンダーも上のサーバーと同じくGsuiteを選びました。
以前の社内スケジュールは自社サーバーにソフトを入れて運用していたので外部から見ることが出来ませんでした。
外でスケジュールを確認する為には、事前にスマホや手帳にスケジュールを入れるしかありませんでしたので手間が掛かったりせっかく転記しても変更が続くと転記ミスもあったのてクラウドに移行して正解でした。
ー 社内の情報がバラバラだった。おまけに紙の資料で事務所が埋もれてきた ー
最後は、これは今も運用の改善中ですが本気でペーパーレス化を目指したくて業務システムに「kintone」を導入しました。
- スタッフが知り得たお客様の情報はスタッフの頭の中。
- 担当替えの引き継ぎが口頭なので記録に残らない。
- スタッフから案件の報告を口頭で受けるが、スタッフ数・案件件数が多いので前回の報告内容を覚えられない。
- エクセルで管理している〇〇リスト。良かれと思い名前を変えてバックアップすると、どのエクセルが最新版なのか分からなくなる。
- 社内の報告書が全て紙。保管作業も負担だし社内スペースも減ってきた。承認作業も次の出社まで出来ない。
どれもどこの会社でも抱えている問題だと思います（笑）
効率化とスタッフ間の情報共有が目的だったのですが導入して正解でした。
ー 結果的にすべてテレワークに向いているツールだった ー
すべてのツールに言えることですが、最初はみんな新しいツールに戸惑っていたと思います。当たり前ですよね、慣れたことを変えることは誰しもストレスを感じます。
短期間でたくさんツールを変更したのでこのストレスもさぞかし大きかったと・・・。けど、スクラップ＆ビルドをしなければ企業の成長はありません。
スタッフの「これ使いづらいなー」って発言も耳に入りますがそこは聞こえないふりです（ごめんなさい）。
そんなときにコロナウイルスです。
作業の効率化とコスト削減が目的でクラウドサービスへ変更したのが、結果的に全てテレワークに適したツールだったと言うわけです。ツール以外では労働管理であったり社内ルールなどまだまだ課題はありますが、家族との時間を多く持てたり、集中して業務に取り組めたりとテレワークの良さも感じました。
一時的なテレワークではなく、今後も引き続きテレワークを続けてスタッフの職場環境の向上や、この体験を関与先に還元出来ればと思います。