4月になり暖かくなりましたね。この時期は3月決算が終わり決算業務に入る会社も多いのではないでしょうか。年に一度の期末決算は企業にとって大切な節目の決算であり、作成した決算書は納税や株主総会資料など多くの場面で活用されます。
しかし、通常業務に加えて期末決算も行う経理担当者にとっては苦労も多く、法人税などの税金は、事業年度終了日の翌日から２カ月以内に納付しなければいけないため、それらと合わせると進行スケジュールもタイトになりがちです。忙しいなかでも決算をスムーズに進めるために、決算や決算後の流れを把握しておくことが大切です。そこで今回は、期末決算やそれに関連する作業についておさらいします。
【決算を楽にするのは日頃からの積み重ね】
決算とは、その会社の１年間の収支や損益をまとめるための総括的な作業をいい、会社法では１年に一度決算を行い、決算書を作成することを企業に義務付けています。決算作業には多くの時間が必要となるため、経理担当者が一人しかいない場合や、経営者が経理を担当している場合などは、ほかの仕事を棚上げしてかかりきりになってしまうこともあり、中小企業の悩みの種になっています。そのうえ、新年度の会計業務も発生するため、混乱を招かないためには相応の準備が必要です。
そもそも決算をスムーズに行うためには、普段から決算期を見越して、丁寧な経理業務を積み重ねていることが大切です。仕訳科目に間違いがないか確認したり、入力した金額にミスがないか見直したりするなど、普段から決算期に向けてデータを積み重ねる意識しましょう。その積み重ねてきたデータを最終的に『決算書』としてまとめていくのが、決算業務の本質なのです。
さて、決算書は『財務諸表』とも呼ばれ、会社の１事業年度の経営状況や成績、財政状態などを記してあることはいうまでもありません。決算作業では、『損益計算書』『貸借対照表』『キャッシュフロー計算書』『利益処分計算書』『附属明細表』『株主資本等変動計算書』などを作成していくことになります。特に、このなかの『損益計算書』『貸借対照表』『キャッシュフロー計算書』は『財務三表』という呼び名があるほど重要視されています。初めて決算書を作るときには、まずこれらについて調べてから取り掛かるとよいでしょう。
作成する準備としては、決算時に特有の『決算整理』という処理から行っていきます。決算整理とは、資産や負債を評価しなおす作業で、当期の取引のなかで未処理のものがないか確認し、売掛金などを整理して、帳簿が合っているかなどを確認します。決算整理の段階でミスを発見し、正確性を得ることが大切です。
続いて、現金残高や預金残高と帳簿が一致しているか確認します。現物を扱っている場合は原材料や商品の在庫の数をチェックして、棚卸資産や売上原価も算定しましょう。さらに自社の固定資産などの減価償却費や貸倒引当金も計算します。在庫の確認作業については棚卸を行い、実際の在庫数を把握する必要があります。作業時間を考慮し、余裕を持ってスケジュールを組みましょう。
また、仕訳帳や総勘定元帳に誤りがないかを確認するために、決算整理の段階で作成する『試算表』というものもあり、間違いや漏れがないようにチェックする際に役立ちます。試算表を入念にチェックしたら、いよいよ決算書を作成します。財務三表などの書類を、決められた書式でまとめていきましょう。
ちなみに会社法において帳簿書類等の保存期間は10年と定められています。通帳や棚卸表、領収書なども保存期間が決まっているので、きちんと保管しておく必要があります。
【決算書作成が終わっても油断はできない】
決算書が完成したら、株式会社の場合は、取締役会や監査役などの監査を経て、株主総会に提出します。原則として、株主総会は事業年度末から２カ月以内に開催されるため、その期間内に決算書をまとめなければならないため注意が必要です。また、監査にも通常２週間ほどかかるため、決算に使える時間はさらに短くなるということも考慮しておきましょう。
また、作成した決算書を元に、税金の計算にも着手します。税金の計算は残高が確定した段階でも行うことができるので、会社のスケジュールによっては、決算書の作成前にすることも可能です。税額が確定したら、法人税申告書にまとめて、決算書と共に税務署等に提出します。
決算業務は作業量が多く、毎年大変な思いをしている企業も多くあります。しかし、決算に時間がかかってしまい、本業に支障が出てしまっては本末転倒です。決算期をスムーズに乗り越えるためにも日々の経理業務を丁寧にこなすことが大切です。
※本記事の記載内容は、2021年１月現在の法令・情報等に基づいています。